Solución informática para la gestión de los procesos del archivo central de la Universidad de las Ciencias Informáticas

La Universidad de las Ciencias Informáticas constituye una de las universidades más abarcadora de su tipo en el país, tanto en expansión como en personal interno, provocando que se vuelva lento el proceso de gestionar y ordenar el gran volumen de documentos generados a partir de los procesos universitario. Los documentos asociados a los procesos académicos son guardados físicamente en el archivo central de la institución y su gestión es realizada de forma manual, utilizando herramientas ofimáticas. Para aumentar la calidad del proceso organizativo y hacer un mejor uso de la información, se desarrolló una solución informática que permite gestionar los procesos del archivo central de la Universidad de las Ciencias Informáticas. Se utilizó el entorno tecnológico definido por el grupo de arquitectura de la Dirección de Informatización para el desarrollo del sistema. Se obtuvo el componente Archivo en el Sistema de Gestión Académica de Pregrado que permite asentar, ubicar y consultar los datos correspondientes a los expedientes físicos; registrar las invalidaciones de títulos a estudiantes egresados y gestionar las solicitudes de expedición y legalización de documentos académicos en el archivo central. La solución agilizó los tiempos de ejecución de los procesos, centralizando y estandarizando la información derivada del funcionamiento del archivo central. Además se integró exitosamente con el Sistema de Gestión Académica de Pregrado, el cuál gestiona todos los procesos del área de pregrado en la universidad.